그룹웨어 도입시 반드시 고려해야 할 사항!?

혹시,
그룹웨어에 대하여 알고 계신가요?

그룹웨어(Groupware)란?
기업이나 단체 등 컴퓨터로 연결된 조직에서 서로 협력하여, 업무효율을 높이기 위해 사용하는 솔루션입니다.
그룹웨어는 일반적으로 웹메일, 전자결재, 업무관리, 전자게시판 등을 시스템화 할수 있어,
기업의 생산성 향상을 위한 필수요소로 자리잡고 있다고 합니다!

저는 웹개발자로 13년여 동안 다양한 웹솔루션 개발을 해왔는데요...
최근들어 그룹웨어에 대한 문의가 심심치않게 들어오고 있습니다.

예전에는 수천만원의 개발비용 때문에 대기업이나 규모가 큰 중소기업에서나 도입하던 솔루션이었는데...
언젠가부터 ASP(Application Service Provider) 형태로 저렴하게 서비스 되면서 제법 많이 보급이 되고 있는것 같습니다.
요즘은 이것이 좀더 확장되어 SaaS(Software as a Service) 개념으로 서비스되고 있죠...

ASP와 SaaS의 차이점?

인터넷을 통해 유저(개인/기업)들에게 소프트웨어(어플리케이션)을 서비스한다는 점에서는 비슷하지만 분명 차이가 있는데요... ASP에서 진화한 형태가 SaaS이기 때문에... 구분하지 않고 대세인것인양 사용하는 곳도 있습니다만...
ASP는 단일 소프트웨어(어플리케이션)를 온라인으로 서비스하는 것이라면, SaaS는 하나의 플랫폼 안에서 사용할수 있는 다양한 소프트웨어를 유저가 선택하는 것에 맞춰 사용할수 있는 서비스라고 할수 있습니다.
 
음... 막상 글로 설명하려니 쉽지 않네요... 죄송...^^;;
좀더 정확하게 알고 싶으시다면 ==> http://www.ebuzz.co.kr/content/buzz_view.html?ps_ccid=79534

앞으로는 소프트웨어를 직접 구매하는 형태가 아닌 SaaS개념의 서비스로 점점 많이 이용하게 될것 같은데요 알아두시면 좋을것 같네요...!

암튼,
제 개인적으로는 "그룹웨어..." 하면 아픔이 있습니다.
사실 저도 몇년전에 그룹웨어 서비스를 개발하려고 했던 적이 있었는데요...
말하자면 긴 사연이 있어요... 투자자의 변심... 최적화된 서비스 구현... 보안성... 등으로 접을 수 밖에 없었드랬죠...;;


아마도 이 글을 보시게 될 분들은
그룹웨어를 도입하고자 알아보고 계신 분들일텐데요...

그룹웨어라는 키워드로 검색을 해서 수많은 업체들과 솔루션들을 만나보셨을테구요...
어떤게 좋은지... 어떤 기준으로 선택을 해야하는지... 가격도 천차만별이니... 정말 고민되실 겁니다.

자, 이제 고민하지 마시고...
제가 그룹웨어 개발을 위해서 기존의 여러 그룹웨어 서비스들을 자세히 비교해 보고 나름대로 고려했던 점들을 말씀드릴테니
다음과 같이 참고하시고 선택대상을 일단 줄여 보시기 바랍니다.


1. 회사업무에 적합한 서비스를 제공하는가?

        당연한 것이겠지만...
        그룹웨어를 도입하려는 취지에 부합하는 서비스를 제공하는지 먼저 꼼꼼히 알아보셔야 합니다.
        대부분 그룹웨어 서비스는 데모사이트를 통해서 직접 체험해 볼수 있도록 제공하고 있으니까요...
        각각의 세부기능들과 인터페이스 등을 둘러보시면서 회사업무에 적합한 서비스인지, 사용하기 쉽고 편리한지 등을
        체크해 보시면서 각각의 기능에 대한 비중을 두고 점수로 계산하면 결정하시는데 도움이 되실 겁니다.

        이부분은 아래에서 좀더 구체적으로 설명드리도록 하겠습니다.


2. 사용자계정 및 사내문서 등록에 제한이 있는가?

       거의 대부분 그룹웨어 서비스는 사용자계정 추가나 사내 문서를 새로 등록할때마다 추가비용이 발생하게 됩니다.
       만약 사원수가 거의 변동이 없거나 특별히 추가 등록할 문서가 별로 없는 소규모 업체라면 상관없겠지만...
       두 말할 필요없이 당연히... 월사용료 외에 추가 비용이 없는 그룹웨어 서비스가 더 좋겠죠...!!

       이런 부분때문에 설치형(구축형)을 생각하시는 업체들이 있는데요... 초기구축비용이 수천만원이고 유지관리비용도
       만만치않기 때문에 자체적으로 서버운영능력이 없는 업체라면,
      임대형(SasS/ASP)이면서 별도 추가비용이 없는 서비스를 선택하시는게 좋습니다.

 

3. 사후관리가 잘 되는가?

       사후관리는 이젠 기본이죠!!
       그룹웨어의 특성상 한번 도입하면 아주 오래동안 사용해야 하는데...
       사후관리가 안된다면... 1,2년 사용하다가 바꾼다는건 정말 어려운 결정이 될겁니다.
       정기적인 업그레이드가 활발하게 진행되는지, 사용자를 위한 고객센터운영은 어떤지 꼭 따져보시기 바랍니다.

      

여기까지는...
가장 기본적으로 고려해야할 서비스 정신(?)에 관한 부분이라고 하겠구요...

업무효율을 극대화시킬 그룹웨어 본연의 기능면에서는 어떤걸 고려해야할까요...?

물론 위에서 말씀드린 1번 사항을 기준으로 고루고루 다 갖추고 있으면 좋겠습니다만...
실제로 그룹웨어 관련된 상담을 하다보면 단순히 웹메일을 사용하기 위해서 일때가 의외로 많았구요...
사내메신저나 전자결재시스템용으로만 이용을 원하는 업체들도 많았습니다.

아마도 사원들의 업무상 필요에 의한 단편적인 요구에 의한 단순도입이라고 생각되는데요...
이왕 그룹웨어를 도입하려고 하신다면 다음의 기능들을 중심으로 회사업무에 적합한지를 꼭 체크해 보시길 바랍니다.


1. 업무관리(프로젝트관리)

    이 부분은 조직이 큰 업체에서는 두 말할 필요없이 얼마나 중요한지를 알고 있을 것입니다.
    예전의 직렬업무방식체계에서 병렬진행방식으로 진화해오면서 부서간, 팀간 유기적인 협업이 얼마나 중요한지 말이지요...
    하지만 여전히 형태는 병렬식으로 보이나 업무처리에 있어서는 여전히 직렬체계인 업체들도 많이 보이더군요...

    그룹웨어를 통한 업무관리를 통해 부서간 진행사항들을 실시간으로 모니터링하며 신속히 처리되는 과정을 경험해 본다면
    업무효율이 얼마나 극대화되는지... 또 그로인한 일정단축과 비용감축의 효과로나 나타나게 될것입니다.
    담당자 중 한명이 출장을 가거나 잠시 자리를 비운다고 해서 일이 멈춰지거나... 어디까지 진행되었는지 파악되지 않는
    경우를 자주 겪으신다면 업무관리가 절대적으로 필요한 것입니다.

    따라서,
    그룹웨어를 도입하고자 하는 업체에선 업무관리에 관한 기능이 얼마나 적합한지를 꼼꼼하게 살펴보아야 할것입니다.


2. 일정관리

     위의 업무관리와 함께 뗄수 없는 기능인 일정관리도 아주 중요하고 하겠습니다.
     업무관리에 의한 처리상황들이 일정관리와 맞물려 진행되면 프로젝트 완료시점이 한눈에 들어오게 되며 시간과 인력을
     효율적으로 절약할 수도 있게 됩니다.

     일정은 회사, 부서, 개인 등의 일정을 한눈에 월간/주간/일일 별로 파악할수 있어야 하구요...
     그에 따라 사내 비품, 회의실, 차량, 장비 등을 효율적으로 운용할 수도 있으면 좋을 것입니다.


3. 소통/공유

      그룹웨어 서비스의 본연의 기능이라고 해도 과언이 아닐 것이 바로 소통과 공유일 것입니다.
      업무처리에 관한 의사결정에 있어서는 소통이 중요하겠구요... 그러기 위해서는 부서간 혹은 지사간의 업무공유도
      중요한 기능일것입니다.

      그룹웨어를 통한 업무공유는 요청/처리에 관한 불필요한 전화통화 등이 줄어들것이구요...
      전자문서,자료공유 등을 통해서는 퀵서비스를 이용하실 일도 없어지게 될것입니다...

      메신저, 웹하드, 전자게시판 등의 서비스를 통해서 소통과 공유를 원할하게 지원할수 있는 그룹웨어인지...
      이왕이면 이러한 소통과 공유를 유동적으로 권한설정이 가능하면 더 좋을것입니다.



어떠신가요?
이젠 어떤 그룹웨어를 선택해야할지 기준이 되셨나요?

제가 말씀드린 부분은 그룹웨어라면 다 있는 기능들이지만...
현재 업무처리에 있어서 적용이 용이하고, 사용이 편리한 인터페이스를 제공하는지를 확인해 보시라는 것이니 착오없으시길
바랍니다


아참...
위에서도 잠깐 언급했지만 그룹웨어 도입에 있어서 갈등되는 원초적인(?) 고민은 임대형으로 할것인지 설치형으로 할것인지...
하는 것일 겁니다.

하지만,
이것에 대한 고민은 간단하게 해결할수 있습니다.


임대형(ASP/SaaS) vs 설치형(구축형)


세상에 무엇이든지 다 장단점이 있기 마련입니다.
따라서 임대형과 설치형 다 나름대로의 장단점이 있겠습니다만...
어떤 것으로 할것인지에 대한 결정은 다음사항들을 체크해보시면 바로 답이 나올것입니다.

먼저, 설치형(구축형) 그룹웨어를 도입하시려면...

- 자체적으로 서버운영을 하고 있는가?
- 그렇다면, IDC(Internet Data Center)만큼의 안정성을 확보할 수 있는가?
- 자체 서버관리자 및 관련 인력이 있는가?


위의 물음에 아니오가 있다면,
임대형(SaaS/ASP)으로 결정하시면 되겠습니다.

다만, 임대형을 꺼려하는 이유를 보면...
여러모로 장점이 더 많음에도 불구하고 민감한 사내자료 등을 외부서버에 저장하는 것이 염려스럽다는 것이 가장 큰 이유중에 하나 일텐데요...
신뢰할수 있는 기업에서 독립서버를 통해 저렴한 비용으로 서비스해준다면 어떠신가요?


위와 같은 기준으로 제 개인적으로 그룹웨어를 추천해드리고 싶은 업체는...

• KT 비즈메카 ==> http://gw.bizmeka.com/

          업계 1위로 1,400여 고객사에 4만여명의 유저수가 말해주듯
          그룹웨어 서비스의 대표라고 해도 과언이 아닐겁니다...!
          다만 임대형은 유저수에 따라 유지비용이 달라지기 때문에 유지비용에 부담을 느끼시는 업체는 통합인터넷서비스 등을
          통한 할인혜택을 이용하시면 좋을것 같구요...
          구축형은 초기비용만 5천만원정도 예상되오니 소규모업체에선 부담될 것 같습니다.

• 카페24 아우토반 ==> http://www.365wel.com/default/solution/solution.php

          최근 업계 2위로 급부상하고 있구요... 300만여명의 유저수를 보유하고 있는 호스팅업계에선 1위 업체입니다.
          2TB 독립서버제공에 유저수와 상관없이 별도 추가비용도 전혀 없는 월20만원이라면... 절대 비교 불가죠!!!
          무상업그레이드가 신속하게 이뤄지고, 유지비용면과 안정성 등을 고려해 볼때 가장 추천드리고 싶습니다!

          ==> 아래 상담을 통해 그룹웨어 가입신청을 하시면, 담당자분께 5만원 현금 또는 상품권을 드린다고 합니다

 

아래로 문의해 주시면 곧바로 연락을 드릴 것입니다.
그룹웨어 도입을 고려중이시라면 아래로 문의하시기 바랍니다!

직접 그룹웨어 서비스에 가입하시는 것보다 몇가지 혜택과 친절한 상담...
필요하시다면 제안서와 견적서를 곧바로 받아보실 수 있을 겁니다!